Setiap bisnis membutuhkan struktur organisasi yang tepat dan rinci. Apakah Anda familiar dengan posisi General Affairs atau GA? Posisi ini saat ini merupakan posisi yang paling banyak dicari oleh pelamar berkualifikasi tinggi.
Dengan orang-orang yang baik dan pembagian kerja yang baik, alur kerja perusahaan dapat berjalan dengan lancar. Jadi General Affairs hadir untuk mengelola operasional seluruh perusahaan, mulai dari kebutuhan internal, persediaan hingga hubungan eksternal.
Tanggung jawab administratif seringkali tumpang tindih dengan Sumber Daya Manusia, karena tanggung jawab tidak jauh dari Pengembangan Sumber Daya Manusia. Namun jangan salah, karena jangkauannya yang luas, profesi ini membutuhkan berbagai keterampilan.
Apa itu General Affair?
Secara singkat, General Affair atau GA adalah pekerjaan yang bertanggung jawab untuk setiap kegiatan operasional dalam suatu instansi, baik swasta maupun pemerintah. Cakupannya antara lain administrasi dan pengelolaan.
Tentu saja, tiap perusahaan memiliki kebijakan strukturalnya sendiri. Mayoritas perusahaan menempatkan GA dalam divisi Human Resource (HR) atau Finance sebab tugas dan fungsinya yang mirip. Namun ada pula yang bekerja secara independen dengan Kepala Operasional yang membawahi posisi ini.
Mungkin Anda masih bertanya-tanya apakah GA sama dengan HRD? Tentu berbeda. Dalam hal ini, fungsi GA adalah membuat kontrak kerja, memastikan pembayaran perusahaan tepat waktu, dan mengajukan keluhan atas nama perusahaan jika diperlukan.
GA bisa kita temukan dalam berbagai jenis perusahaan. Mulai dari retail, FMCG, startup, hingga manufaktur. Hal yang membedakan hanyalah rincian pekerjaannya.
Kualifikasi General Affair
Jobdesk General Affair tentu saja tidak sembarangan. Ia membutuhkan kualifikasi yang cukup tinggi sebab mencakup beragam keterampilan. Mungkin ini akan menantang bagi pelamar kerja awal. Apabila Anda tertarik, berikut kualifikasi tertentu yang harus dipenuhi:
1. Skill Manajemen dan Administrasi
GA sangat erat kaitannya dengan setiap keputusan yang dibuat oleh perusahaan. Oleh karena itu, penting untuk memastikan bahwa keterampilan manajemen dan administrasi sudah dikuasai dengan baik oleh para kandidat.
Keterampilan manajemen mengacu pada teknik pengorganisasian sesuatu sedangkan administrasi adalah keterampilan yang berkaitan dengan hal-hal dokumen dan arsip perusahaan. Dengan kualifikasi tersebut, seorang GA diharapkan mampu menangani setiap tantangan kerja dengan baik.
2. Problem Solving
Pengambilan keputusan dalam sebuah bisnis akan selalu sejalan dengan risiko yang mungkin datang setiap saat. Bahkan kesalahan kecil saja dapat mempengaruhi keseluruhan proses operasional dalam sebuah perusahaan.
Oleh karena itu, kemampuan pemecahan masalah adalah suatu keharusan bagi setiap GA. Mereka tidak boleh ragu dalam melangkah. Kemampuan lobbying dan negosiasi juga menjadi poin plus. Skill ini akan menjadi modal bagus yang akan membuat kemajuan tim lebih cepat saat menghadapi masalah.
3. Komunikasi Interpersonal
Staf GA yang profesional harus dapat memahami segala bentuk komunikasi dan menerapkannya dengan baik. Cara mereka berinteraksi juga harus menjadi salah satu pertimbangan karena mereka perlu membina hubungan dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan.
Kunci utamanya adalah membangun personal branding yang baik. Tunjukkan bahwa Anda dipercayai banyak orang dan memiliki banyak relasi. Apalagi, keterampilan komunikasi penting untuk menghindari kesalahpahaman di antara tim.
4. Jujur dan Teliti
Cakupan kerjanya yang tidak jauh dari urusan finansial dan inventaris mewajibkan GA untuk jujur dan teliti. Kebiasaan jujur sangat diperlukan karena permasalahan keuangan selalu memenuhi kriteria bahwa tidak merugikan pihak manapun di perusahaan.
Penataan logistik seperti pencatatan, penyusunan, pembelian, penilaian, perawatan aset dan pengurusan setelah tidak dipakai adalah yang dikerjakan GA. Administrasi semacam itu harus dilakukan secara mendetail dan transparan.
